Privacy- en cookieverklaring The Hair Atelier
Deze privacy- en cookieverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van bezoekers van onze website thehairatelier.nl, bezoekers van onze salon, gebruikers van onze afsprakenmodule, personen die contact met ons opnemen en ontvangers van onze mailingen.
The Hair Atelier respecteert jouw privacy en verwerkt persoonsgegevens zorgvuldig en in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en andere toepasselijke privacywetgeving. In deze verklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, met welke partijen gegevens kunnen worden gedeeld, hoelang wij gegevens bewaren en welke rechten je hebt.
1. Verantwoordelijke
The Hair Atelier
Gasthuisvest 15 Zwart
2011 ET Haarlem
KvK: 98219758
BTW: NL005317182B94
E-mail:
info@thehairatelier.nl
2. Doeleinden van gegevensverwerking
Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
- Het inplannen, bevestigen, wijzigen en beheren van afspraken.
- Het uitvoeren van behandelingen en andere dienstverlening.
- Het bijhouden van noodzakelijke klant- en saloninformatie.
- Het beantwoorden van vragen, verzoeken en klachten.
- Het versturen van afspraakbevestigingen, herinneringen en serviceberichten.
- Het verwerken van betalingen en eventuele terugbetalingen.
- Het uitvoeren van onze administratie en het voldoen aan wettelijke verplichtingen.
- Het versturen van marketingcommunicatie, zoals nieuwsbrieven, wanneer je daarvoor toestemming hebt gegeven.
- Het uitvoeren van klanttevredenheidsonderzoeken, indien van toepassing.
- Het beveiligen, onderhouden en verbeteren van onze website en dienstverlening.
- Het analyseren van het gebruik van onze website via Google Analytics, uitsluitend nadat je analytische cookies hebt toegestaan.
- Het meten van conversies en advertentieprestaties via Google Ads en, afhankelijk van onze advertentie-instellingen, het tonen van gepersonaliseerde advertenties, uitsluitend nadat je marketingcookies hebt toegestaan.
3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
A. Gegevens die jij zelf verstrekt
- Naam
- E-mailadres
- Telefoonnummer
- Adresgegevens, indien van toepassing
- Geboortedatum, indien van toepassing
- Geslacht, indien van toepassing
- Bankrekeningnummer, alleen indien dit nodig is voor betalingen of terugbetalingen
- Informatie die je verstrekt via onze afsprakenmodule, het contactformulier, e-mail, telefoon of WhatsApp
- Voorkeuren en informatie die relevant zijn voor jouw afspraak of behandeling
- Informatie over je haar, hoofdhuid, allergieën, medicijngebruik of andere gezondheidsgerelateerde omstandigheden die je zelf verstrekt en die relevant zijn voor een veilige behandeling
B. Technische en automatisch verzamelde gegevens
Bij het bezoeken van onze website kunnen technisch noodzakelijke gegevens worden verwerkt om de website te tonen, te beveiligen en goed te laten functioneren. Het kan daarbij gaan om:
- IP-adres en technische verbindingsgegevens
- Browser- en apparaattype
- Besturingssysteem en scherminstellingen
- Datum en tijd van het websitebezoek
- Opgevraagde pagina’s en technische fout- of beveiligingsinformatie
- De door jou opgeslagen cookievoorkeur
Wanneer je analytische of marketingcookies toestaat, kunnen daarnaast de volgende gegevens worden verwerkt:
- Bezochte pagina’s en interacties op onze website
- Informatie over hoe je op onze website terecht bent gekomen
- Campagne-, advertentie- en conversiegegevens
- Technische identificatoren die door Google Analytics of Google Ads worden gebruikt
C. Salonhistorie
- Gemaakte, gewijzigde en geannuleerde afspraken
- Uitgevoerde behandelingen
- Gekochte producten
- Kassabonnen en betalingen
- SEPA-incasso’s, indien van toepassing
- Spaarsysteemgegevens, indien van toepassing
- Verkochte abonnementen, indien van toepassing
- Log van verzonden e-mails en berichten, zoals afspraakbevestigingen en herinneringen
Gegevens van kinderen onder de 16 jaar worden alleen verwerkt met toestemming van een ouder of wettelijke vertegenwoordiger, voor zover die toestemming wettelijk vereist is.
4. Cookies en vergelijkbare technieken
Wij gebruiken cookies en vergelijkbare technieken, waaronder lokale browseropslag, om onze website goed te laten functioneren en om jouw cookievoorkeur te onthouden. Met jouw toestemming gebruiken wij daarnaast analytische en marketingtechnieken.
Wij onderscheiden de volgende categorieën:
Noodzakelijke technieken
Deze zijn nodig voor de basiswerking, beveiliging en toegankelijkheid van de website en voor het
onthouden van jouw cookievoorkeur. Hiervoor is geen toestemming nodig.
Analytische cookies
Met jouw toestemming gebruiken wij Google Analytics om inzicht te krijgen in het gebruik van onze
website. Hiermee kunnen wij bijvoorbeeld zien welke pagina’s worden bezocht en hoe bezoekers de
website gebruiken.
Marketingcookies
Met jouw toestemming gebruiken wij Google Ads om conversies en advertentieprestaties te meten en,
afhankelijk van onze advertentie-instellingen, gepersonaliseerde advertenties mogelijk te maken.
Analytische en marketingtoestemmingen staan standaard op geweigerd. Google Tag Manager, Google Analytics en Google Ads worden niet geactiveerd zolang je de bijbehorende categorie niet hebt toegestaan.
Via onze cookiebanner kun je kiezen voor:
- Alles accepteren
- Alleen noodzakelijk
- Een eigen selectie via Instellingen
Je kunt jouw keuze op ieder moment aanpassen of intrekken via Cookies: instellingen linksonder op de website of via Cookie-instellingen openen.
Jouw cookievoorkeur wordt maximaal 180 dagen lokaal in jouw browser opgeslagen. Na het verstrijken van deze periode vragen wij opnieuw om jouw keuze.
Het intrekken van toestemming heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van verwerkingen die vóór het intrekken van de toestemming hebben plaatsgevonden.
Onze website kan links bevatten naar externe diensten, zoals Instagram en WhatsApp. Wanneer je op een dergelijke link klikt, verlaat je onze website en is het privacy- en cookiebeleid van de betreffende externe partij van toepassing.
5. Google Tag Manager, Google Analytics en Google Ads
Onze website gebruikt Google Tag Manager voor het beheren van analytische en marketingtags. In onze huidige inrichting wordt Google Tag Manager pas geladen nadat je analytische cookies, marketingcookies of beide hebt toegestaan.
Voorafgaand aan jouw keuze staan analytische opslag, advertentieopslag, advertentiegebruikersgegevens en advertentiepersonalisatie standaard op geweigerd. Jouw keuze wordt via Google Consent Mode doorgegeven aan de toepasselijke Google-diensten.
Wanneer je kiest voor Alleen noodzakelijk, worden Google Analytics en Google Ads niet geactiveerd.
Wanneer je analytische cookies toestaat, gebruiken wij Google Analytics om informatie te verkrijgen over het gebruik en de prestaties van onze website. Het kan daarbij gaan om technische informatie, bezochte pagina’s, interacties en informatie over de herkomst van een websitebezoek.
Wanneer je marketingcookies toestaat, gebruiken wij Google Ads om conversies en advertentieprestaties te meten en, afhankelijk van onze advertentie-instellingen, om gepersonaliseerde advertenties mogelijk te maken.
Na het geven van toestemming kan Google informatie ontvangen over onder meer je browser, apparaat, websitegebruik en interacties met advertenties. De exacte gegevensverwerking is mede afhankelijk van de Google-diensten en instellingen die op dat moment actief zijn.
Meer informatie over de wijze waarop Google persoonsgegevens verwerkt, staat in het privacybeleid van Google.
Je kunt jouw toestemming voor Google Analytics en Google Ads op ieder moment wijzigen of intrekken via Cookies: instellingen linksonder op onze website.
6. Rechtsgronden van verwerking
Wij verwerken persoonsgegevens op basis van een of meer van de volgende rechtsgronden:
- Uitvoering van een overeenkomst: bijvoorbeeld voor het maken en uitvoeren van een afspraak, behandeling of betaling.
- Wettelijke verplichting: bijvoorbeeld voor onze financiële administratie en belastingverplichtingen.
- Toestemming: bijvoorbeeld voor analytische cookies, marketingcookies, nieuwsbrieven en andere verwerkingen waarvoor toestemming vereist is.
- Gerechtvaardigd belang: bijvoorbeeld voor beveiliging, fraudepreventie, bedrijfsvoering, klantservice en kwaliteitsverbetering, voor zover jouw belangen en rechten niet zwaarder wegen.
Wanneer informatie over allergieën, medicijngebruik of gezondheid als bijzondere persoonsgegevens kwalificeert, verwerken wij deze alleen voor zover dit noodzakelijk is voor een veilige behandeling en op basis van jouw uitdrukkelijke toestemming, tenzij een andere wettelijke grondslag van toepassing is.
7. Jouw rechten
Je hebt, afhankelijk van de situatie, het recht om:
- Inzage te krijgen in jouw persoonsgegevens
- Onjuiste of onvolledige gegevens te laten corrigeren
- Verwijdering van jouw persoonsgegevens te verzoeken
- Beperking van de verwerking te verzoeken
- Bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen
- Bezwaar te maken tegen direct marketing
- Jouw toestemming op ieder moment in te trekken
- Gegevensoverdraagbaarheid aan te vragen, voor zover dit recht van toepassing is
- Een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens
Verzoeken kunnen worden ingediend via info@thehairatelier.nl. Wij kunnen je vragen om aanvullende informatie waarmee wij jouw identiteit kunnen controleren.
Toestemming voor analytische en marketingcookies kan direct worden gewijzigd of ingetrokken via Cookies: instellingen linksonder op onze website.
8. Gegevens delen met derden
Wij verkopen jouw persoonsgegevens niet. Wij delen persoonsgegevens alleen met derden wanneer dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening, wanneer je daarvoor toestemming hebt gegeven of wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.
Het kan daarbij gaan om:
- Salonhub, onze afspraken- en kassasoftware, voor het maken en beheren van afspraken, klantinformatie, behandelingen, betalingen en salonadministratie
- Banken en betaalproviders, indien dit nodig is voor een betaling of terugbetaling
- Administratie-, boekhoud- en belastingdienstverleners
- Software en dienstverleners voor e-mail- en klantcommunicatie
- Hosting-, beveiligings- en technische websiteleveranciers
- Google Tag Manager, Google Analytics en Google Ads, uitsluitend nadat je de relevante analytische of marketingtoestemming hebt gegeven
- Communicatiediensten zoals WhatsApp, wanneer je er zelf voor kiest om via die dienst contact met ons op te nemen
- Overheidsinstanties en toezichthouders wanneer wij wettelijk verplicht zijn gegevens te verstrekken
Met partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken, maken wij waar nodig passende privacy- en verwerkersafspraken. Partijen die zelfstandig bepalen hoe zij persoonsgegevens verwerken, zijn zelf verantwoordelijk voor hun verwerking en hun eigen privacybeleid.
9. Bewaartermijnen
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze zijn verzameld, tenzij wij gegevens langer moeten bewaren op grond van een wettelijke verplichting.
Daarbij hanteren wij de volgende uitgangspunten:
- Afspraken-, klant- en behandelingsgegevens worden bewaard zolang dit nodig is voor de dienstverlening, klantrelatie, klachtenafhandeling en eventuele juridische aanspraken.
- Financiële en administratieve gegevens worden bewaard gedurende de termijn die de toepasselijke wetgeving voorschrijft.
- Contactverzoeken en correspondentie worden bewaard zolang dit nodig is om het verzoek af te handelen en eventuele vervolgvragen te beantwoorden.
- Gegevens voor marketingcommunicatie worden bewaard totdat je jouw toestemming intrekt of je afmeldt.
- Jouw cookievoorkeur wordt maximaal 180 dagen lokaal in jouw browser opgeslagen.
- Gegevens die via Google Analytics en Google Ads worden verwerkt, worden bewaard overeenkomstig de bewaartermijnen die in de betreffende Google-diensten zijn ingesteld.
Wanneer een bewaartermijn is verstreken, verwijderen of anonimiseren wij de persoonsgegevens, tenzij verdere bewaring wettelijk is toegestaan of verplicht.
10. Klachten
Heb je een klacht over de verwerking van jouw persoonsgegevens? Neem dan eerst contact met ons op via info@thehairatelier.nl, zodat wij de klacht kunnen onderzoeken en proberen op te lossen.
Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
11. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging.
Alleen personen en dienstverleners die de gegevens nodig hebben voor hun werkzaamheden krijgen, voor zover passend, toegang tot de betreffende persoonsgegevens.
12. Wijzigingen
The Hair Atelier behoudt zich het recht voor om deze privacy- en cookieverklaring te wijzigen, bijvoorbeeld wanneer onze dienstverlening, website, cookiebanner of wettelijke verplichtingen veranderen.
De meest recente versie wordt altijd op onze website gepubliceerd. Bij belangrijke wijzigingen kunnen wij bezoekers of klanten hier aanvullend over informeren.